1. 電子マネー活用の基本方針
1-1. 電子マネーの種類と特徴
業務で利用可能な電子マネーには、交通系IC（Suica、PASMO等）、流通系電子マネー（nanaco、WAON等）、QRコード決済（PayPay、d払い等）があります。それぞれに利用可能店舗、チャージ方法、履歴確認方法が異なります。特に交通系ICは、交通費精算の効率化に有効です。選択時は、利用頻度や用途、経費精算システムとの連携可能性を考慮します。
1-2. 導入のメリットとデメリット
メリットとして、①現金管理の手間削減②精算作業の効率化③利用履歴の電子化④少額決済の利便性向上が挙げられます。一方、デメリットには、①チャージ管理の手間②利用可能店舗の制限③紛失時のリスク④残高管理の必要性があります。特に、チャージ方法と残高管理については、明確なルールを設定する必要があります。
1-3. 社内規程の整備
電子マネー利用に関する社内規程では、①利用可能な電子マネーの種類②利用可能な経費範囲③チャージ限度額④精算手続き⑤紛失時の対応を明確に定めます。特に、私的利用の禁止や、適切な証憑の保管方法について具体的に規定することが重要です。インボイス制度への対応も考慮した規程設計が必要です。
2. 経費精算の実務処理
2-1. チャージと残高管理
電子マネーのチャージは、原則として法人カードを使用し、必要最小限の金額にとどめます。チャージ履歴と残高は定期的に確認し、記録を残します。チャージ金額の上限設定や、定期的な残高報告の仕組みを構築することで、適切な管理が可能になります。月末には未使用残高を確認し、適切な経理処理を行います。
2-2. 利用履歴の証憑化
電子マネーの利用履歴は、ICカードリーダーや専用アプリで確認し、PDF等の電子データとして保存します。インボイス制度対応として、取引内容が確認できる資料（利用明細、レシート等）も併せて保管します。電子帳簿保存法の要件を満たすスキャナ保存や、タイムスタンプの付与なども考慮します。
2-3. 経理処理のポイント
電子マネー取引の経理処理では、チャージ時の仮払処理、利用時の費用計上、期末の未使用残高の処理に注意が必要です。特に、期をまたぐ取引や、複数の費目が混在する場合の処理には注意が必要です。また、消費税の仕入税額控除の要件を満たすため、適切な証憑の保管が重要です。
3. 運用管理とコンプライアンス
3-1. システム連携の方法
経費精算システムとの連携では、ICカードリーダーやスマートフォンアプリを活用し、利用データを自動取込することが効率的です。データフォーマットの統一や、仕訳ルールの設定により、処理の自動化が可能です。ただし、システム障害時の代替手段や、データの正確性確認の仕組みも必要です。
3-2. 不正利用の防止策
電子マネーの不正利用を防止するため、①利用者の特定②利用履歴の定期確認③残高照合④内部監査の実施などの対策を講じます。特に、私的利用や目的外使用の防止には、定期的なモニタリングが重要です。また、退職時の残高精算や、カード返却の手順も明確にしておく必要があります。
3-3. 内部統制とモニタリング
電子マネーの利用状況を適切に管理するため、定期的なモニタリングと内部統制の仕組みを構築します。具体的には、①月次での利用状況確認②残高照合③不正検知④監査対応の体制整備が必要です。また、運用状況の評価と改善活動を継続的に実施し、より効率的な運用を目指します。
参考文献
国税庁「電子マネー取引に関する税務上の取扱い」
デジタル庁「キャッシュレス決済の利用促進に関するガイドライン」
一般社団法人日本資金決済業協会「電子マネーに関するガイドライン」
経済産業省「キャッシュレス・ビジョン」
金融庁「資金決済に関する法律の概要」